Spracovanie a ochrana osobných údajov fyzických osôb v spoločnosti PROLANS, s.r.o.
Spoločnosť PROLANS, s.r.o., IČO: 506 481 36, DIČ: 2120411106, so sídlom so sídlom: Vysokoškolákov 4, 010 08 Žilina (ďalej len "naša spoločnosť"), vykonáva spracovanie aochranu (ďalej len "spracovanie") osobných údajov fyzických osôb (ďalej len OÚ) podľa nižšie uvedených zásad.
Naša spoločnosť sa zaoberá implementáciou prekladov, korektúr, výučbou cudzích jazykov a ďalšími doplnkovými službami, ako napr. poradenstvom, vytváraním prekladových pamätí alebo grafickou úpravou dokumentov.
Osobné údaje spracovávame v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ)2016/679 z 27. apríla 2016, ktoré je platné od 25. 5. 2018 (General Data Protection Regulation, ďalej len GDPR) a tiež v súlade so zákonom č. 101/2000 Zb. v platnom znení. Kompletné informácie nájdete priamo v nariadení GDPR.
Naša spoločnosť funguje ako správca aj spracovateľ osobných údajov. Ak vykonávame spracovanie na základe iného právneho základu ako je GDPR, nie je nutný súhlas danej fyzickej osoby (ďalej FO). Jedná sa napríklad o: - Právne povinnosť správcu, tj. Našej spoločnosti (podľa iných zákonov) - Spracovanie potrebných údajov pre splnenie zmluvy alebo objednávky - Oprávneného záujmu (napr. Marketingové účely alebo vymáhanie pohľadávok) - Plnenie požiadaviek noriem, napr. 9001, 17100 alebo 27001 - Splnenie povinností zamestnávateľa (OÚ sú zo zákona nevyhnutné pre spracovanie miezd, dôchodkového poistenia a pod.) - Iné zákonné dôvody (napr. Požiadavky štátnych orgánov alebo verejnej správy) - Spracovanie OÚ podľa GDPR alebo iných právnych základov vykonávame v nevyhnutne potrebnom rozsahu po nevyhnutne nutnú dobu (napr. Trvaniezmluvného vzťahu). Po uplynutí tejto doby sú údaje buď skartované (podľa nášho skartačného plánu) alebo zanonymnené (ak ich nemožno z dôvodu previazanosti s inými údajmi úplne vymazať).
Napr. u súčasných alebo potenciálnych zákazníkov (FO) ide napríklad o:
Meno a priezvisko Telefónne číslo E-mailovú adresu Názov firmy, v ktorej pracuje
U súčasných alebo potenciálnych dodávateľov sa jedná o rôzne údaje potrebné prefungujúcu spoluprácu. V tomto prípade musí dať FO vedome a dobrovoľne svoj súhlas so spracovaním OÚ v našej spoločnosti, pretože sa jedná o citlivé OÚ, vrátane čísla účtu, adresy, používaných CAT nástrojov, a podobne.
Vyjadrenie súhlasu sa vykonáva pri odoslaní týchto údajov našej spoločnosti v registračnom formulári v tejto podobe:
Odoslaním formulára nám poskytujete súhlas na spracovanie a použitie týchto informácií v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a RADY EÚ 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov), tzv. GDPR a so zákonom č. 101/2000Zb. o ochrane osobných údajov a to výhradne pre účely našej vzájomnej spolupráce. Tieto informácie považujeme za dôverné a neposkytneme ich žiadnej tretej strane. Súhlas so spracovaním osobných údajov udeľujete dobrovoľne na dobu trvania nášho obchodného vzťahu a môžete ho kedykoľvek bezplatne odvolať na e-mailovej adrese prevádzkovateľa info@prolans.sk. Súhlas so spracovaním osobných údajov sa týka iba fyzických osôb vzmysle nariadenia GDPR.
Bezpečnosť osobných údajov FO zabezpečujeme v súlade s požiadavkami noriem radu 27000(ISMS), rovnako tak, ako bezpečnosť všetkých ostatných dát v našej spoločnosti, najmä našich aktív. Každý údaj má v našej spoločnosti svojho správcu, ktorý je povinný dodržiavať Smernicu pre správu dokumentácie, v ktorej sú uvedené všetky podrobnosti týkajúce sa správy dát, ich likvidácia a podobne.
Všetci zamestnanci aj dodávatelia našej spoločnosti, ktorí spracovávajú osobné údaje, majú podpísanú zmluvu o zachovaní mlčanlivosti, ktorá má časovo neobmedzenú platnosť. Vyjadrenie súhlasu so spracovaním údajov poskytnutých návštevníkov našich webových stránok v podobe tzv. Cookies, ktoré obsahujú informácie o návšteve danej stránky, prípadne ďalšie aktivite návštevníka na našich stránkach, je vykonávané pomocou nástroja Google Analytics s anonymizáciou dát. Súhlas je požadovaný pri návšteve danej webovej stránky.
Každá FO, ktorej osobné údaje spracovávame má právo na informácie o: Účelu zapracovania osobných údajov. Správcov a spracovateľov osobných údajov (teda o našej firme).
Prístupu, opravy, vymazania, prenosnosti, a ďalších práv podľa GDPR (ohľadom svojich osobných údajov). Naša spoločnosť zasiela obchodné oznámenia v súlade s:
S oprávneným záujmom (GDPR, bod 47) So zákonom č. 101/2000 Zb. Osobné údaje osôb mladších ako 16 rokov (napr. na akciách organizovaných našou spoločnosťou) spracovávame len so súhlasom rodiča alebo zákonného zástupcu.
Každá fyzická osoba, ktorej údaje spracovávame má právo na akékoľvek otázky ohľadom svojich osobných údajov na našej e-mailovej adrese: info@prolans.sk, ktorú spravuje náš poverenec pre ochranu osobných údajov.